人材派遣会社の営業をしています。
自分がしたいことの時間が確保できずに、歯がゆい日々を送っています。
適切に時間を使えているのか、何をどうすれば時間を自由に使えるようになるのか。
まずは、勤務時間中の作業時間の内訳を把握したいと思っています。
時間の内訳
①メール
②電話
③移動
④情報収集
⑤メモ
これらの作業で今無駄だと思うことをなくすにはどうしたら良いかを考えます。
メール
・返信するメールを探す手間
→未読にする
→受け取りの返信をしない
・文章を考える手間
→テンプレ保存
・宛先を入力する手間
→クイック操作
・丁寧に返すのを辞める
電話
・話している人の情報
→電話帳のメモ欄に情報入力
・出られない状態なのに電話に出る
→PC見れないなら、書け直す
移動
・道を間違えない
・土地を知る
・移動距離を考えてアポを取る
情報収集
・検索力つける
→普段からキーワードで会話する
・ファイルはメールごと保存
メモ
・記録のためのメモと思考のためのメモを分ける
→記録のためのメモは紙に書かない
・フォーマットにメモする
→フォーマットを最大限活用する
時間がかかる理由
よく仕事が早い人は優先順位をつけることができると言いますが、
タスクを早くこなすことを意識するのではなく、相手が求めていることから優先順位を作るのが大切なのかなと。
相手が求めていることを知らないから、なにをすべきかわからない。
相手が求めていることが、自分の仕事の優先順位を生む。
優先順位がわからなかったら、劣後順位を理解すれば良いのでは？？
遅れても、満足度に影響しないことは、後回しにする。
後回しにすると、余計な時間がかかるものは優先する。
後回しにすると、満足度が下がるものは優先する。
早くしても、満足度が上がらないものは、後回しにする。
5分で終わるものは先に終わらせる。
余計にストレスを与えてしまっていたもの
①自分で期日を設ける
安心感与えるために、～までに連絡します、と伝えていたが、これが自分を縛っていた。
②PCを見れる状態ではないのに、電話にでる
すぐに電話に出ることがなによりも価値だと思い込む。PCを見れないのであれば、無理に電話に出る必要はない。折り返すように伝えて終電。メモも取れない。
③自分はできると思いこむ
自信ゆえに、できないことが多くなっていった
時間を生むための本質的な考え
仕事が会話と文章作成と移動で出来上がっている以上、目指すべきは以下です。
会話は最短の語数、文章作成は最小のタッチ数で完了させる、最短の距離で移動する。
これが究極の時短になります。
これをトレーニングしていけばいいんですね。
