はじめに
人に頼みごとをすること。これは社会人必須のスキルです。
以前にオフィスでは相手に話しかけるタイミングが重要ってお話をしました。
誰かが話しかけたあと話しかけることで、相手の集中力を途切れさせる回数を減らしたり、その他自分なりの工夫をすることで回避できるトラブルも多いです。
上司に頼み事をするとき気をつけること
ただし上下関係があるなかでの頼み事はハードル高いですよね。
その人に頼むだけの理由を説明することができなければなりません。
基本的に上司は自分よりも会社の利益につながる行動や付加価値の高い仕事ができるためです。
例えば、緊急性が高く、重要度も高い、かつ全体最適ゆえのお願い、である、とか。
他には、不測の事態に備えて、バッファを生んでおくため、進めていくうちにトレンドが変わる前に動くべきだとの判断が下された、など背景・経緯は挙げればきりがありません。
まず明らかに話しかけづらいオーラ放っている人に頼み事をする前に話しかけること自体をクリアする必要があります。私がしている工夫を以下に載せます。普段から使っている、具体的なフレーズとともに紹介します。
話かけるときの具体的なフレーズ
① 時間が作れるか尋ねる
”30秒ください”
”お忙しいと思うので手短に”
”作業しながらでかまいません”
② 内容についての前置きを入れる
”～の件、進捗のご連絡が遅くなっておりますが”
”～について1点お願いがございます”
”既に周知されていたらすみませんが”
”本件どなたが担当されているか知らされず”
”これは告知されたばかりで～さんにお願いして良いのか定かではないのですが”
”私の周りに経験者がおらずお尋ねするのですが”
③ 途中で会話が途切れたときのことも考えておく
”詳細メールしておくのでご確認お願いします”
”今お話した内容はまとめてメールしておきます”
”1日経ってもお返事なかったらリマインドさせていただきます”
④ 日頃から相手のことを理解しようと努める
・スケジュールを把握、変更はないか
・紙媒体はOKか
・その人が自覚している業務範囲と周囲がその人の業務範囲だと思っていることの把握
です。もっともっとあると思いますが、これだけ配慮すれば、話しかけただけで感情的になる人はいないと思います。(#はじめは過剰に)
これらを聞き取りやすい声でハキハキとしゃべりましょう。
これら方法はビジネスマンの土台があってこそ効果があります。
オフィスで使える心理学はまだまだありそう
こんな風にオフィスにはまだまだ会話の仕方で回避できるトラブルが数多くあると感じています。心理学が応用できそうな場面がたくさんある気がしています。例えば電話中だと相手がものを受け取る確率が高まるなどです。電話しているときに、さりげなく書類を置いたり、メモを渡すと受け取ってもらえる可能性が高まります。この行動をより効果的にするためには、その前にあとはそれを渡すだけのところまで仕事を進めておくことが大切です。その人に話しかけて渡すよりも電話で話しているときに渡せば、会話も発生しませんし、相手の集中力を途切れさせる回数を減らすことができます。
今後も、オフィスで使える心理学を生かした快適に仕事を進めていくスキルを開拓していこうと思います。属人的ではなく、場面や状況があてはまればたちどころに効果が表れ、無意識に相手に自分が思うように行動してもらえることを意識しています。いくつも組み合わせることで行動してもらえる確率がアップします。
巷のビジネス本やエリートたちは視座が高すぎてついていけないという方もいると思っていました。今後もできるだけ具体的に使っているフレーズとともに紹介します。
かまってちゃんはほっておこう
これで多くの意思疎通のトラブルが回避されることを祈っています。
仕事っていかに意思疎通をとれるかどうかなところがあると思うので。
ただ理不尽に怒ってたりする人はかまってちゃんなのでほっておきましょう。動じると相手に栄養を与えてしまうので、冷たいくらいに平然としていることが肝心です。自分が苦しい思いをしてまで相手のペースに合わせる必要はありません。相手が自分に飽きるまで放っておきましょう。自分は別になんとも思わないけど怒ると周りに迷惑かかるからそっとしておこうとする優しさ、私はわかります。ただし自分にストレスかかるのは違うかなと。
話ながら相手の反応によって常に選択肢を持っておくことがストレス軽減の秘訣です。
そのためには普段から相手を知り、準備が欠かせません。この普段から相手を知り、準備をしておくことはどんなことにも応用できます。相手のことを考える優しさ、気遣いです。
最近感じるのは働いている人の多くが『自分が仕事ができるのかそうでないのかが気になっている』ということです。それだけ人の目が気になっているというか、自分が仕事ができるのか否かを気にしているのでしょうね。かくいう私もその一人です。
とにかく、少しずつ日々のストレスを減らしていきましょう。
仕事しやすいは作れる！
