仕事における業務フロー
今日のテーマは業務フローです。
業務フローは組織で動くうえで欠かせません。
業務フローを設けることで、誰が、いつ、どこで、なにを、どうやってしているのかを把握することができます。また、実行者は自分がしている行為を周囲に知らせることができます。改善を繰り返して生まれたフローがあば、担当者が変わっても、新しい担当者が慣れるまで大きく業務が滞ることはありません。
逆に業務フローが設けられておらず、現場での慣習や属人的な方法のままの仕事は、誰の目にも留まらず、下手すると業務として認識されてもおらずに作業をしている人の評価にならない可能性すらあります。
マネージャークラスの役割
マネージャークラスの人は、マネージャーの役割が”人的資源の最適化”や”生産性の向上”ある以上、ブラックボックス化している仕事を見つけ業務フローを整備していくことも大切な仕事です。
ここでいう業務フローが統一されていない仕事というのは、明らかに付加価値が明確なのにも関わらず、整備されていない仕事を指します。(スピード、正確さ、など)発想や想像が要求される仕事は課題が生まれたら、その都度考えて実行すべきです。
業務フローがない仕事
現場には業務フローがない仕事が存在することは確かです。
なぜなら、仕事は人を相手にする以上、指示を仰いでいては滞ってしまう業務や、その場しのぎで対応することが現場からなくなることはありません。
ですが改善を続けていくことは可能です。
業務フローとポジション
業務フローが統一されていない仕事が始まると一番困るのは立場が下の人間です。引き受けてしまったときはたまりません。業務フローがない指示を与えられた際は、指示を完遂するために様々な質問をする必要があります。
指示をする側は、”なんで”できないのか”を考えるようなことを考えることは少ないです。自分の頭の中のことを相手も理解していると思い込んでいるからです。一方でここを考えられるかどうかがマネジメント能力の資質があるかないかに関わっている気がしています。
また下の立場のスタッフは忖度しないと行けないポジションです。
業務フローがないなかで、周囲に忖度を繰り返すと、結果にも影響してきます。
立場が下の人間が緊急度や重要性に応じて他のスタッフを臨機応変に使ってよいカルチャーなど、忖度を最小限に抑える工夫があるなら話は別です。
マネージャークラスの配慮
そんな業務フロー未整備の状況でマネージャークラスの人間から少しでも配慮があるだけで、下の立場のスタッフは”この人はいっしょに会社を作ろうとする気持ちがあるんだな”と思います。
組織として、その仕事になぜ明確な業務フローがないのかを考える必要があります。
その理由は現場のストレスが詰まった作業かもしれません、先人がやり方を考えられなかった、途中であきらめた仕事かもしれません。
業務フローの整備を提案していく
私は業界でいうとサービス業界にいます。
サービス業界は”対人のプロ”がいる世界です。すべての仕事にはサービスの要素が含まれていると思いますし、生身の人間に対しその場で相手の気持ちを考え、実行することを繰り返しています。自分の経験はあらゆる人が、人と生きている以上、どんな業界にも応用が利くものが詰まっていると感じています。
また、平社員なので下の立場からみてマネージャークラスの方にして欲しいことも散りばめています。
付加価値のつけようのない仕事はできるだけリソースを使わずに済むように仕事を進められるようにすること、これを提案し続けていこうと思います。
