たかぎのカギ

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『スベリ』を『学び』にするブログ

営業マンの業務改善日記③ 仕事の振り方、振られ方

 

今日のテーマは、急に仕事を振られたときの適切な対応です。

 

仕事を振られると『はい、わかりました』とすぐに何の抵抗もなく引き受けてしまうという光景は日々目にすると思います。ですが、このあとは仕事を頼んだ側も頼まれた側も不幸になります。

 

なぜなら、仕事に関するやりとりが一切行われていないからです。

 

上司は上の立場にいくと頭を使わなくなるので、こそあど言葉で全てを伝えようとします。『あれやっといて』『これやっといて』などです。(#理不尽にもほどがある)

 

今日はこそあど言葉で受けた指示を簡単に引き受けてしまったという反省です。

以下、改善案という名の反省文です。

 

まず、《相手が思っていたことの仮説》です。

・社内にいるだけで自分がすぐに取り掛かれると思っていた。

これが挙げられます。ここに『わかりました』で引き受けてしまったので思い込みが確信に変わってしまった可能性があります。

 

次に仕事を引き受ける際に《付け加えられたフレーズたち》です。

・いつまでに用意すればよろしいでしょうか。期限を設ける形でも良いのでお知らせください。代わりに対応できる者を探すということでもよろしいでしょうか。(#本日のベストアンサー)

・他の問い合わせを考えると引き受けるべきではないと言えます。

・本日優先すべき問い合わせがあり、定時までに終わらない可能性があります。

・連絡が無ければまだ完了していないと思ってください。

最大限相手の要求に応えよう、近づこうとする姿勢大事ですね。無理に引き受けるのは仕事できないと思われるので避けたいです。

 

今日は結果的に先輩に頼みました。それが全体最適だと思ったからです。

 

ですが、《先輩にやってもらっていることの説明》が上手くいかずなんで先輩にやらせているんだ、という空気が流れました。

 

言えたであろうフレーズは、

『自分が対応すると既に来ている問い合わせに遅れが出るので代わりに対応できる方をお探しました。』『諸事情により~さんにやってもらっています』

などですかね。

 

振り返ればベターな対処ができたであろう様々なフレーズが出てきます。

必要なときまでに作業が終わっていないという最悪の事態は避けられました。最後の詰めが甘かったです。次からは反省を生かし対処しようと思います。

 

日々脳内でロープレしていないと、咄嗟に出てこないことを痛感しました。

ただし仕事が上手くいくかいかないかは頼む側に責任があると思っています。

どちらかが悪いとかではなくて、責任の比重の話です。はじめの指示の出し方はその後の仕事の進み方に大きく影響します。

 

この世には自分がどうして欲しいのかを伝えない上司が多すぎます。下は消耗しています。指示を出した瞬間から取り組めるように自分がして欲しいことと手順はもちろん、想定される状況も伝えきる、自分だけがわかり相手が知らない状況は伝える、などしないと質問のラリーを繰り返すことになり、はっきり言って人件費の無駄遣いです。

 

なのに、言わなくてもわかれよ、みたいな態度は本当にやめて欲しいです。

次からはロープレした通りに切り替えしていこうと思います。

 

【仕事の振られ方】は深かったです。