たかぎのカギ~20代の最後に思うこと~

プロのサラリーマンを目指すアラサーのブログ。


仕事の進め方を工夫してストレスを減らせました。先回りで主導権を握れると仕事楽しいです。

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ストレスを減らす仕事術

今回はストレスを減らす仕事術というテーマで話をしていきます。

 

最近は仕事のストレスが減り、仕事の楽しい部分を楽しめているなあと思うようになりました。

 

なぜストレスを減らすことができたのかというと自分なりの工夫を重ねてきたからだと思っています。様々な方法を試した結果、改善が見込めたものをお伝えしますが、再現性がありどんな仕事においても応用できそうなことを探しました。

 

仕事のストレスを減らしたい、ストレスを感じている気がすると思う方のヒントになれば幸いです。

 

以前の私は、この仕事こんなにストレスを感じずに済むはずなのになんでこんなにストレスなんだろうそもそもやらなくていいことをしているんじゃないか、と感じながら仕事をしていました。

 

最近仕事でストレスを感じにくくなったので、振り返って自分が何をしてきたのかを仕事術のひとつにまで落とし込めないかと思います。継続できるようにするためにブログに書いて残していきたいです。

 

ストレスの原因を見つけた

ストレスが減った原因はストレスになっていた原因を見つけそれを解決したからです。

 

原因は、確認作業の怠りと確認事項の抜け漏れでした。

怠りについては、前のめりな性格で、これで行ける!と思ってしまうことが原因です。これは意識することで補っていますが、毎回強く意識しないと直らないので工夫の余地があります。意識に頼っている限りはミスをすると思うからです。

 

一方で抜け漏れについては、抜けなく漏れなく考えることが苦手なこともあり抜けていたな、想像力が足りなかったなと思うことがありました。

 

その場で抜けなく漏れなく考えることは難しいです。
そこで、あらかじめ質問を考えておけば良いのではないかと思いました。

 

ストレスの原因になっていた確認事項 

あらかじめ確認事項を聞き出すための質問作りに際して確認事項を洗い出すことをはじめました。

 

以下、ストレスになっていたことです。

確認自体がストレスというよりも、初めに確認せずに進めて余計なストレスがかかった事項です。

 

・担当者の確認

・業務のはじめと終わり、報告方法

・現在どこまで何が進んでいるのかの進捗確認

・関係者の把握

・スタッフの休暇シフト

 

これらの共通点は知らずに取り組み始めるとドツボにはまるということですね。

 

怠るとあとでいくつもの確認作業が発生してしまい手間が手間を呼び雪だるま式にやることが増えてしまいます。

 

そもそもこれら確認作業を怠るともっとひどいことになるか、仕事を任されないのですが。

 

先回りすれば解決できそう

これらの問題を解決する方法は、先回りすることだと思いました。

 

そもそもどんな仕事が振られるのか予想することはもちろんですが、振られたあとのことまで予想しておき、振られたときに必要な情報を聞き出せる準備をしておくということです。

 

事前に確認すべきことを聞き出す質問を整理しておくだけで円滑に仕事を進められるのでは、と思いました。

 

まずは頻繁に起こる指示の確認事項を洗い出して質問できるようにしておくことから始めました。実際に声に出して練習しました。(⇒ここ大事)

 

ここまでやって準備完了です。

 

周りの人が確認できるようにする

 

・今自分が何をしているのか他の人が確認できるようにする

⇒スケジュールを細かく記載。今自分が何をしているのか社内の人が確認しやすくする。

 

・自分が主体となる業務の担当者を確認できるようにする

⇒変更があればアップして周知する

 

指示を出すときにも工夫

確認が大事とわかったところで自分が指示を出す側になったら、指示の受け手が取り組むことをこちらから提示する必要があると感じました。

 

ときおり顧客への対応方法を訓練するためにあえて指示をぼかす能力開発もあるみたいですが、個人的には有効ではないと思います。指示を出す側の甘えに聞こえるからです。

 

Twitterで今田雄輝さんという方の投稿が流れてきて、

報連相は部下からするもの

・曖昧な指示でも意図を読み取れ

 ・忙しそうにしてても必要なことは言え

根底に流れているのは「俺は変わらない。部下が変われ。」という気持ち。これだと周りの心はどんどん離れていく。

上司は自分の足りない部分うぇお無条件に押し付けて良い存在ではないと肝に銘じておこう。

というツイートが流れてきて、まさにこれだなと思いました。

同時に改めてマネジメントにはトレーニングが必要だと思いました。

 

クライアントワークにも余裕が生まれる

自分がストレスを感じずに仕事ができればお客様へのストレスも減らすことができると思います。

 

社員に余裕ができればそれだけお客様の要望へ応えることができると思うからです。 

 

スタンバイできる時間が増えますし、注意を向けられることが広がります。

 

ストレスの原因がわかると楽しい

ストレスを減らして、やりたいことに集中できる生活はとても充実感を感じます。

 

ストレスの原因がわかると楽しいです。ここがんばらないと後でストレスになりそう、とわかるときが増えるので頑張り時もわかります。

 

ストレスを感じることを人のせいにしていた時もありましたが、振り返って自分の仕事の進め方が良くなかったなと反省しています。

 

はじめにストレスマネジメントをしようと思ったときに、どうすれば仕事が早く終わるかを考えていましたが、そもそも仕事の進め方がストレスを生んでいるということに気づきませんでした。自分が長らく気づけなったということは多くの人が見落としがちなポイントなのかなと。

 

今後は、これらの確認作業をしやすくしたり、どうしたらそもそも確認すべきことが減らせるかを考えていきたいと思います。

 

仕事の進め方のヒントになれば嬉しいです!

 

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